L'Assemblée générale est composée des membres réguliers, des membres étudiants réguliers et des membres honoraires en règle de la Société. Peut y assister aussi toute personne intéressée par les activités de la Société. Toutes les personnes présentes ont droit de parole lors de cette réunion.

Vote

L'Assemblée générale, n'ont droit de vote que les membres réguliers, les membres étudiants réguliers et les membres honoraires présents et ayant un statut de membre en règle. Sous réserve de l'acte constitutif et des règlements de la Société, chaque membre ayant droit de vote a droit à une (1) seule voix aux Assemblées des membres. Chaque décision de l'Assemblée doit être prise à la majorité simple des votes exprimés, sauf si autrement prévu au présent règlement. Ce droit est reconnu aux membres ayant droit de vote dont le nom figure au registre des membres à la date de l'avis de convocation.

Toute question soumise à une Assemblée des membres doit être tranchée par vote à main levée, à moins qu'un vote au scrutin secret ne soit demandé ou que le président de l'Assemblée ne prescrive une autre procédure de vote.

Le président de l'Assemblée est recommandé par le Comité exécutif ou par tout membre de l'Assemblée. Il doit être élu à main levée par les membres de l'Assemblée générale.

Le président de l'Assemblée a un vote prépondérant en cas d'égalité des voix s'il possède ce droit de vote par ailleurs. À toute Assemblée, la déclaration de la part du président de l'Assemblée à l'effet qu'une résolution a été adoptée ou rejetée à l'unanimité ou par une majorité précise est une preuve concluante de ce fait, sans qu'il soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage des voix inscrites en faveur ou contre la proposition.

Le vote lors d'une Assemblée des membres est pris au scrutin secret lorsque le président ou au moins dix pour cent (10%) des membres présents le demandent. Chaque membre remet au scrutateur de l'Assemblée un bulletin de vote sur lequel il a inscrit le sens dans lequel il exerce sa voix.

Le vote au scrutin secret peut être demandé avant ou après tout vote à main levée. Une telle demande peut également être retirée avant qu'il n'y soit donné suite. Un vote au scrutin secret a préséance sur un vote à main levée.

Élections au conseil d’administration

Formulaire de mise en candidature (pdf)

Pour être un membre du conseil d'administration, il faut être un membre régulier, un membre étudiant régulier ou un membre honoraire en règle de la Société, et être élu par l'assemblée générale.

Les membres du CA sont élus pour des mandats de deux ans, sauf pour le vice-président, le président et le président sortant car le mandat de président implique une durée 3 ans : Une première à titre de vice-président, une à titre de président puis une dernière année à titre de président sortant.

Lors de l'élection annuelle, le vice-président à l'élection précédente entre en fonction comme président actif et le président devient le président sortant. Le président peut être déjà en fonction si le président précédent n'a pas terminé son mandat.

Lors des années impaires, les postes en élection sont les suivants : le trésorier, le représentant de la section Montréal, les représentants des secteurs formation, évaluation, PAE, et le représentant des étudiants

Lors des années paires, les postes en élection sont les suivants : le secrétaire, les représentants des sections Québec et Sherbrooke, les représentants des secteurs DO, transition de carrière, le représentant du milieu universitaire et le représentant des membres honoraires.

Tout membre régulier désirant poser sa candidature pour les postes au CA doit acheminer sa candidature au secrétaire de la Société avant le début de l'Assemblée générale annuelle. La candidature doit être dûment contresignée par deux (2) membres réguliers en règle de la Société.

Lorsqu'un seul candidat se présente à un poste du CA, le candidat à ce poste est considéré comme élu par acclamation. S'il y a plus d'un candidat, le vote s'effectue selon les règles du vote à l'Assemblée générale tel que décrit à l'article 3.2 de la charte.

Si jamais un poste n'est pas comblé lors de l'Assemblée générale annuelle, un vote peut être tenu par courrier (électronique ou postal). Dans ces conditions, le conseil d'administration fixe par résolution les dates de fermeture des mises en candidature et de fermeture du scrutin. Un comité de mise en candidature nommé par le CA dépouille le scrutin et en communique le résultat à tous les membres dans les plus brefs délais. Les candidats sont élus par l'obtention de la majorité simple des votes exprimés par les membres réguliers en règle. Le poste vacant fait l'objet d'une élection pour la durée restante du mandat avant la prochaine élection prévue selon les règles d'alternance mentionnées ci-dessus.

Les informations ci-haut sont tirées des Règlements généraux de la SQPTO.